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培训知识

《物业管理实务》知识点:物业管理档案的检索

来源:网络整理   日期:2016-09-09 02:21
纸介质档案检索: 纸介质档案的检索工具种类很多,物业管理档案管理常用的检索工具有:目录、簿式索引、指南、

  纸(zhi)介质档案(an)检索:

  纸介质档案(an)的检(jian)索(suo)工具(ju)种类很多(duo),物业管(guan)理(li)档案(an)管(guan)理(li)常用的检(jian)索(suo)工具(ju)有(you):目录、簿式(shi)索(suo)引、指南、卡片式(shi)检(jian)索(suo)工具(ju)等。

  1.常用检索工具的编制方法

  (1)分(fen)类卡片目录

  分类(lei)卡片(pian)目(mu)录是根据档案分类(lei)的(de)逻辑关系建立的(de)目(mu)录体(ti)系。这类(lei)目(mu)录的(de)优点是系统性、灵活(huo)性高,但难(nan)度较大(da),需要一定的(de)时间。

  (2)专题卡片分类(lei)

  专题卡片目(mu)录是按某一特定(ding)的题目(mu),将同一主题内(nei)(nei)容(rong)或属性的各(ge)类(lei)文献组合(he),以卡片形式提供档(dang)(dang)案室某一专题档(dang)(dang)案内(nei)(nei)容(rong)。

  (3)主题卡片目(mu)录

  主(zhu)题(ti)卡片目录是指以(yi)规范关键字、词组织档案(an)相关内容的(de)索引系统。

  (4)名称索引

  名称索引是指以字(zi)母或其他文字(zi)排序方法的(de)顺序将全(quan)宗(zong)内档(dang)案(an)文件所涉及的(de)单位按名称制(zhi)作索引,以提供(gong)使用的(de)索引编制(zhi)方法。

  2.档案提供利用的方式

  (1)档(dang)案检索的步(bu)骤和方(fang)法(fa)

  档案检索的(de)一般(ban)步(bu)骤和方法(fa)是(shi):分析应用需求,明(ming)确检索范围或根据索引的(de)指(zhi)引,查找到需要的(de)档案文件。

  (2)档(dang)案提(ti)供利用的方式

  档(dang)案提供利用的(de)一般方式有:档(dang)案室查阅,外(wai)借,制作副本,向(xiang)查阅者提供档(dang)案及档(dang)案检索专业知(zhi)识(shi)与方法等。

 
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